Pourquoi la documentation est-elle si importante ?

juin 22, 2022 0 Comments

Imaginez qu’on vous dise de passer votre journée avec un bandeau sur les yeux – constamment à rechercher toute information qui vous aiderait à trouver votre prochaine étape. Ce serait assez difficile, n’est-ce pas, et vous perdriez probablement beaucoup de temps. C’est comme ça sans documentation.

Avec la documentation, vous pouvez avancer tout au long de votre journée car votre documentation contient toutes les informations nécessaires dont vous avez besoin pour mener à bien vos processus. Plus besoin de bander les yeux, et plus besoin de chercher aveuglément des informations. Au lieu de cela, les tâches deviennent plus faciles à accomplir et les objectifs deviennent plus faciles à atteindre. Votre documentation n’est plus un projet parallèle, voici selon les Huissier, expert en constat avant travaux et affichage permis a Lyon, 7 raisons pour lesquelles la documentation est essentielle à votre succès :

1) Perte de temps réduite

Cohérence égale efficacité. L’une des principales causes de perte de temps est d’avoir des processus incohérents. La documentation est la façon dont vous les combattez. Si vos processus varient en fonction du membre du personnel qui exécute la tâche, ou pire, si vos processus varient simplement parce qu’il y a peu de processus à suivre, vous perdez du temps. Il y a de fortes chances que certains employés accomplissent des tâches plus efficacement que d’autres. Il est même possible qu’un employé spécifique accomplisse une tâche plus efficacement selon la façon dont il décide de le faire ce jour-là. Une bonne documentation vous permet de choisir la manière la plus efficace d’accomplir une tâche et de la documenter afin que tous les membres du personnel s’y prennent de la même manière.

2) Moins d’erreurs

La documentation réduit non seulement la perte de temps, mais diminue également les risques d’erreurs potentielles, même au cours des processus les plus complexes. Si vous laissez les processus à la discrétion de chacun, des erreurs sont inévitables. Mais si vous documentez stratégiquement vos processus afin qu’ils soient faciles à suivre même par votre technicien le plus junior, ils auront un bien meilleur taux de réussite.

3) Service client supérieur

Un client vous a-t-il déjà posé une question à laquelle vous n’aviez pas immédiatement la réponse ? La panique momentanée déclenche une agitation lorsque vous recherchez la bonne information et la prochaine chose que vous savez, c’est que vous bégayez dans votre réponse. La documentation de toutes les informations de vos clients, parallèlement à vos processus, vous permet de vous assurer que vous offrez toujours une expérience client supérieure. Accédez simplement aux informations dont vous avez besoin dans IT Glue et passez moins de temps à chercher sous pression. Non seulement cela vous évite la frustration et l’embarras, mais cela démontre votre investissement dans le client et renforce sa confiance. Plus ils vous font confiance, plus ils sont susceptibles de vous fournir des affaires.

4) Réduction des coûts de formation

Combien de temps pensez-vous qu’il faut pour obtenir une nouvelle technologie à 80 % d’efficacité ? Pour le MSP moyen, cela prend environ 3 mois. Maintenant, combien pensez-vous que cette période de formation vous coûte ? Environ 35 088 $. Cependant, cela ne doit pas nécessairement coûter autant ou prendre autant de temps.

Les meilleurs MSP de leur catégorie peuvent former efficacement les nouvelles recrues pour qu’elles soient efficaces à 80 % dans leur poste après seulement 4 semaines, ce qui réduit le coût total à environ 12 642 $. Comment font-ils cela? Grâce à une bonne documentation. Pour les nouvelles recrues et votre entreprise, la documentation est la clé du succès. Les processus étape par étape permettent à une nouvelle technologie de passer moins de temps à dépendre des conseils d’un membre du personnel déjà occupé, et plus de temps à augmenter directement son efficacité.

5) Avantage concurrentiel

Avec une bonne documentation en place, non seulement vous pouvez accomplir beaucoup plus, mais vous pouvez le prouver. Avec le gain de temps que vous offre la documentation, vous pouvez commencer à définir de meilleurs SLA avec la certitude qu’ils seront systématiquement respectés. La documentation accélère vos délais de service, vous permettant d’augmenter la fréquence à laquelle vous pouvez être disponible pour votre client. Prouvez-le à vos clients – et à vos prospects – en leur montrant comment vous allez documenter leurs informations et en fournissant des preuves de vos antécédents. Il sera évident que votre service est supérieur à celui de vos concurrents.

6) Une plus grande accessibilité

Nous reconnaissons la nécessité d’utiliser le cloud pour stocker des informations en raison d’un problème spécifique rencontré par de nombreuses entreprises. Imaginez que l’un de vos techniciens les plus précieux quitte l’entreprise – lorsqu’il part, il part également avec toutes ses connaissances. Cependant, si ces connaissances ont été documentées et stockées dans le cloud, vous aurez toujours accès au matériel même après le départ de la source. Cela augmente considérablement votre fiabilité et génère donc davantage de confiance entre vous et votre client.

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