Les politiques de congés payés, la gestion de l’absentéisme et l’administration des vacances d’été comme le 4 juillet sont toujours des problèmes courants pour les employeurs pendant les mois d’été. Voici 12 réponses aux questions courantes sur la prise de force et les vacances d’été pour aider votre organisation à relever ces défis et à créer un plan de prise de force compétitif.

Les employeurs sont-ils tenus de fournir des congés fédéraux payés ou une prise de force?

Aucun employeur n’est tenu de payer des congés pendant les vacances, mais il existe de nombreux jours fériés que les employeurs choisissent d’observer et de payer les employés. De même, il n’y a aucune exigence que les employeurs doivent fournir une prise de force, mais c’est généralement un élément RH essentiel pour attirer et retenir de bons employés.

Quel est le nombre moyen de congés payés fournis?

Le nombre moyen de congés payés offerts par les employeurs est de 9 à 10. Habituellement, les organisations offrent au moins 5 jours fériés payés, mais nous avons vu des organisations en fournir jusqu’à 15. De plus, près de 40% des employeurs offrent au moins un congé flottant chaque année, selon notre dernière enquête sur les vacances payées.

Devrions-nous créditer les jours fériés payés pendant les vacances?

En général, oui. C’est une bonne pratique de créditer le congés payé si un jour férié payé survient pendant des vacances. Par exemple, si les employés prennent congé du 2 juillet au 6 juillet et que le 4 juillet est un jour férié payé observé par votre organisation, ce jour sera crédité sur les vacances ou la banque de prise de force de l’employé.

Comment devons-nous gérer les employés qui décollent des jours imprévus avant ou après les vacances?

Une des principales façons dont les employeurs traitent ce problème est d’indiquer dans leur politique de présence ou de congés payés que les absences structurées, par exemple avant ou après les vacances ou les fins de semaine, sont considérées comme des absences non motivées et peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires. Les employeurs peuvent également exiger un congé pour être approuvé. Le meilleur moyen d’éviter que cela ne se produise est de le couvrir dans votre police et de l’appliquer de manière cohérente.

Quelles sont les raisons de considérer les régimes de prise de force par rapport aux vacances et aux congés de maladie?

Les plans de prise de force regroupent tous les congés dans un seul compartiment, par opposition à des groupes distincts de congés pour différents types de congés comme les vacances, les congés de maladie et le temps personnel (et généralement à l’exclusion des vacances, des congés de deuil, des fonctions de juré, etc.) Les régimes de prise de force permettent aux employés d’utiliser des jours de congé pour n’importe quelle raison et, par conséquent, ont tendance à faciliter le processus administratif de gestion et de suivi des congés. L’objectif de PTO n’est pas de gérer les raisons de l’absence, mais plutôt de donner aux employés la liberté d’utiliser leur temps comme ils l’entendent. De plus en plus d’employeurs adoptent des régimes de prise de force pour ces raisons.

Combien de jours de prise de force les organisations accordent-elles généralement?

La norme dans la plupart des enquêtes sur les avantages sociaux est de prévoir 10 jours de vacances après au moins 1 an de service, 15 jours de vacances après 5 ans de service, 18 jours de vacances après 10 ans de service et 20 jours de vacances après 15 ans de service. Le nombre maximum de jours de vacances se situe généralement entre 20 et 25 jours, mais varie considérablement selon l’employeur. Si les jours de maladie et personnels sont également inclus (comme dans les régimes de prise de force), le nombre de jours fournis augmente généralement de 3 à 5 jours à chaque intervalle. Le temps de vacances ou de prise de force est généralement basé sur la date d’anniversaire de location ou l’année civile.

Devrions-nous envisager des vacances illimitées?

Le temps de vacances illimité est de plus en plus populaire, en particulier parmi les employeurs progressistes et pour les employés salariés / exonérés. Le temps de vacances illimité présente de nombreux avantages si votre culture y est propice. Non seulement cela élimine le besoin de suivre les congés et de gérer les détails fastidieux, mais cela donne aux employés plus de liberté pour prendre des congés personnels et constitue un avantage intéressant.

D’un autre côté, le temps de vacances illimité est généralement difficile à administrer avec les employés horaires et ne fonctionne pas efficacement si votre organisation n’a pas les bons employés sur le pont pour gérer de manière responsable cette liberté ou une culture qui valorise les résultats sur les heures travaillées. Il peut également rendre difficile de surveiller les raisons des absences des employés qui peuvent déclencher vos responsabilités en vertu de certaines lois comme l’ADA et la FMLA.

Combien de temps les nouveaux employés devraient-ils recevoir?

Les nouveaux employés reçoivent généralement entre 5 et 10 jours de vacances. Dans certaines entreprises, en particulier celles qui administrent des régimes de prise de force qui incluent des jours de maladie et des jours personnels, 10 à 15 jours sont plus courants. Permettre à l’accumulation et à l’utilisation de la prise de force de commencer dans les 30 premiers jours d’emploi pour les nouveaux employés par rapport à la période traditionnelle de 90 jours devient une tendance plus courante chez les employeurs.

Que devrions-nous considérer lors de l’élaboration d’un programme de dons de prise de force?

Les programmes de dons de prise de force qui permettent aux employés de transférer volontairement les heures de prise de force à des employés qualifiés éprouvant soit leurs propres difficultés médicales, soit un membre de leur famille immédiate, sont de plus en plus populaires. Lors de l’élaboration de ces programmes, les employeurs devraient:

déterminer qui est admissible à recevoir des dons de prise de force – définir les circonstances spécifiques, la durée prévue de l’absence, etc.
créer une application pour déterminer l’admissibilité et un formulaire de don indiquant le nombre d’heures que les employés donneront
déterminer les détails administratifs – comme comment et quand les congés payés seront transférés et qui est responsable des taxes encourues

Combien de jours de report de prise de force devrions-nous autoriser?

La majorité des employeurs ont une politique d’utilisation ou de perte en vertu de laquelle les congés non utilisés sont perdus à la fin de l’année, mais beaucoup autorisent le report du temps inutilisé pour une utilisation future. Bien qu’il soit assez courant de permettre un report modeste des vacances d’une année à l’autre, accorder trop de congés accumulés pourrait potentiellement être un fardeau financier s’il se cumule sur plusieurs années et vous devez payer ce congé lorsque l’employé quitte son emploi au sein de l’organisation. Cela peut également entraîner un congé prolongé, car le temps est combiné d’une année à l’autre.

Par conséquent, si des jours de report sont autorisés, il peut être utile de préciser si les jours doivent être pris avant une certaine date, combien de jours peuvent être reportés d’une année à l’autre et une période de congé maximale autorisée (c.-à-d. 2 semaines).

Les employés devraient-ils être en mesure d’encaisser leur temps non utilisé?

Parfois, les employeurs autorisent les employés à «encaisser» leurs heures de vacances accumulées à leur valeur totale ou à une valeur en espèces inférieure (par exemple 50% ou 70%, si la loi de l’État le permet). Il y a cependant des paiements supplémentaires associés à cette option et les employeurs doivent déterminer si le paiement sera calculé en fonction du salaire de base actuel de l’employé et / ou du salaire de base après l’augmentation salariale, etc. Cette option n’est en aucun cas courante, mais est bel avantage à offrir aux employés dans le cadre de votre plan de prise de force.

Devons-nous payer des vacances en cas de résiliation?

Enfin, les employeurs demandent souvent s’ils doivent payer des vacances après le licenciement d’un employé. Les vacances accumulées ou les congés payés sont normalement payés aux employés qui quittent l’entreprise volontairement ou involontairement. Les paiements de résiliation, cependant, sont régis par la loi de l’État.